Engagerande, informativa och viktiga eftersom de för verksamheten framåt genom tydliga beslut. Eller frustrerande, stressframkallande och meningslösa. Möten kan vara både och.
De flesta människor som i dag befinner sig ute i arbetslivet skulle dock säkerligen hålla med om att antalet möten som dyker upp i kalendern är för många. Att sitta av möten där man förväntas delta trots att man inte har något att tillägga, inte kan påverka det som sker och skulle kunna ägnat sin arbetstid på ett betydligt mer produktivt sätt är ingen ovanlighet.
Inte heller att uppleva att en hel del av de möten man deltar i drar ut på tiden onödigt länge och behandlar samma frågor igen och igen utan att beslut fattas eller något konkret framåtskridande sker. Många möten skulle med andra ord kunnat ha varit ett mejl. Eller i alla fall betydligt effektivare och hållits i en mindre krets. Ändå snurrar möteskarusellen på i oförminskad takt. Inte minst i offentlig sektor.
I Umeå har moderaten Elmer Eriksson därför föreslagit att man bör införa en prislapp vid mötesbokning i Outlook. Inspirerad av ett liknande försök i Huddinge kommun i Stockholmsområdet där man genom en plugin som i realtid kontrollerar hur lång tid mötet tar och hur många deltagare som är inbjudna och utifrån en schablonberäkning för vad anställda i Huddinge kostar, räknar den ut vad mötet skulle kosta, har han lämnat in en motion till kommunfullmäktige i frågan.
Tekniska nämnden i Umeå har visserligen redan gjort tummen ned, men Eriksson har enligt egen utsago de borgerliga partierna på sin sida och är förhoppningsfull om att även lyckas få Vänsterpartiet, Miljöpartiet och Socialdemokraterna att förstå vilken besparing det skulle kunna innebära att visa upp vad möten egentligen kostar och därmed få tjänstemännen att tänka till.
“I Umeå kommun som har cirka 15 000 anställda, så är det alltid 17 procent som är på möten. Tar man bort 10 procent av den tiden innebär det en besparing på en kvarts miljard per år”, säger Elmer Eriksson (Dagens Samhälle 21/4). Eriksson har även skickat in samma förslag till regionfullmäktige.
Sammanlagt ägnas flera veckor om året åt så kallade slösmöten och det kostar såväl kommuner som regioner miljardbelopp
Fler politiker i Sveriges kommuner borde följa hans exempel. För det är ett allvarligt problem att stora delar av tjänstemannakollektivets arbetstid i allt högre grad uppslukas av ineffektiva möten. En undersökning från branschorganisationen ”Svenska möten” visade till exempel häromåret exempelvis att arbetstagare uppfattar var tredje möte de sitter av som helt meningslöst.
Sammanlagt ägnas flera veckor om året åt så kallade slösmöten och det kostar såväl kommuner som regioner miljardbelopp. Det gäller både fysiska och digitala möten. När det kommer till de senare är det dessutom många som inte ens följer med i det som sker utan sysslar med annat under tiden.
Självklart är möten som har ett tydligt syfte, en satt agenda och som leds på ett sätt som skapar en tydlig mötesdisciplin och där frågor inte tillåts gå på rundgång, bra för att skapa inkludering, bidra till inspiration och samt naturligtvis för att fatta beslut.
Nyckeln är en satt dagordning och att endast nödvändiga deltagare deltar. Vanemöten som bara rullar på är däremot ett otyg. Just därför är en prislapp i Outlook och liknande program en utmärkt metod. Dessutom måste chefer våga lyfta bort möten, och anställda tacka nej när de inte ser någon poäng att delta och har viktigare saker att bli klara med.
Det är dags att fler vågar vägra onödiga möten som bara kostar arbetstid och skattepengar.
